大家好，我是小豆豆，我wo来为大家解答以上问题ti。商务会议组织和接待，公司怎么举办ban商务会议很多人还不知zhi道，现在让我们一起来看看吧！
商务会议中主要为很多琐碎的事，所suo以要求的是细心（时间在2天以上的会hui议）。 1.场地：在zai商务会议中要注意以下xia几点 a.客户是否需要地点在公司si的附近（一 般情况下客户会要yao求在自己的公司附fu近，这样客户往返公司方便） b.距离机场和火车站的距离及交通情况 （要考虑到在会议yi前和后会安排接站和接机，如果交通tong不方便经常堵车che的话，就需要增zeng加会务的车辆，增加成本） c.周边环huan境（周遍环境一定要好，如果过于杂乱luan的话对整体形象有很大da的影响） d.价格及ji硬件设施（酒店在功能上分商 务酒店dian，会议酒店，和旅游酒店） 商务酒店：主要接待dai的是商务散客，酒店dian硬件设施较好，但价格贵而且会hui场不会很充足 会议酒店：主要以接jie待会议为主，这种酒店在设she计初始就是以接待大型会议为主（如中苑酒店、京西宾馆），所以选择地di点要以会议酒店为主。 旅游酒店：酒店以接待旅游团为wei主，酒店环境会很差，而且旅lu游团对酒店硬件的损害会很大，所suo以要避免选择这zhe类酒店。 2.前期安排：在前期安排中有以下xia几点要注意 a.是否fou需要接站接机，如果客户有you此要求要客户提供人员到京时间表，如ru果是火车要详细到几号车厢xiang，根据到京人员的时间、航hang班和车次来计算需要多少辆会务车辆liang。 b.酒店房间安排，房fang间最好是选择整层的包住zhu，这样好方便管理。同时要问明是否有you人需要独住，有没有领导需要套tao间，有没有特殊要求。 C.鲜花hua和水果，有的客户要求在房间中放水果guo，在套间里放鲜花。水果的采cai购可以在五道口果guo品批发市场采购，但要yao记住的是在事先要计算好数量liang，如果有需要削皮的水果要配水果guo刀。水果要多买一些，分送酒jiu店的客房部、餐饮部、销售部，这几ji个部门会在会议中提供很hen大的帮助。 d.会务车che辆安排，在会务车辆的de使用中可以使用出租zu的红旗车，但要注意的是这些xie车也要主要做会议的，这些车辆没有护网，没有you顶灯，而且车况较jiao好，不要使用在大da街上拉散客的车辆。车辆的de使用，要主要是在前期接站和后hou期的送站，如果中间客户hu要求在会议期间安排会务车辆，要给gei司机留出房间。 e.如果需要提供预定ding回程机票、火车票，要提ti前联系好出票点。 f.酒店dian的协调，要提前跟酒jiu店协商好会议日程，具体到每天开房的de数量，用餐人数shu，会场的使用和布bu置，接待的安排，如果有高级ji别领导到场还要指定详细的保卫方案an。停车位的使用yong。g活动报批有以下xia几条。1.交通tong：大型活动要提前向交管guan部门备案，现场人数过多或级别很高gao时要请交警到现场维持秩序。准备好hao活动车证。2.环卫：大型露天活动，要提前安an排好临时厕所，及垃la圾清扫运输。3.当地管理部bu门：在活动举办的区域要提前到管理部bu门备案，审批。4.用餐：因大型活动参加人ren数较多所以要提前和送song餐公司预定。5.舞美：大型活动当dang中要慎重选用舞美公司si，因为小公司虽然便宜但没mei有资质，在报批活动的时shi候会增加不必要yao的麻烦，而大型舞美公司，比如灯光guang（工体），舞台搭建（北奥）等，因这些公gong司都长期于各管理li部门打教导，所以虽然价格会贵gui，但是可以省下很多不必要的麻烦和费fei用。
例子zi：
a.在会议开kai始前一天进住酒jiu店，安排好第二天的接站接jie机及接待工作。接站和he接机的安排可在会务司机中指定一人ren来协调和安排因为他们长期在zai路上跑对时间的掌控会比较jiao稳妥。 b.第二天主要是安排入住zhu，要提前和前台联络，开房把房间钥匙chi拿到手，但要注意的是如ru果不和前台提前说好，会从拿到房fang间钥匙的那一刻开始计算房费，一定要yao争取做到，先拿na到钥匙，在客人ren入住后在通知前台开始记费fei。安排好总机为wei客人在第二天叫早。 c.会议正式开始的一天 06：00：提前检查早餐can是否准备好，等待客人开kai始用餐。 06：30：客人开始用yong餐时检查会场准备，及路牌指引。 07：00：会议开始，在会场门men口检查参会人员yuan证件，协调会场安排。要注意是shi否有不是参会人员yuan进入现场。 09：00：和酒店确认午餐及下午会场的安an排，及解决会议中出现的问题。 10：30：会议结jie束后，安排参会人员yuan先回房间休息。 10：30：检查午餐安排pai 11：30：引导参会人员用yong餐（注意和餐饮部人员搞好关系，因为这种会议一般ban为自助餐，餐厅门口的de礼仪小姐手中会有个计ji数器，酒店会根据ju记录的人数来结算。） 13：00：引导参会人ren员回房间休息。 13：00：进jin行楼层巡视，避免外wai来人员打扰客人休息，注意安全（小偷及会议骗子）。如果是公司的采购gou部门等重点部门会议，要避免销售shou公司的打扰，所有送客人的东西一yi定要由会务组转交。 13：30：检查下午会hui场准备情况 14：00：同上午会议期间安排 16：30：引导回房间jian休息 16：30：检查晚餐安排（此处注意，有很多参会人员晚上shang不在酒店用餐，如果是桌zhuo餐的话要提前确认好人数） 17：30：引导参会人员用晚餐can 19：00：引导参会人员回hui房间休息 19：30：和酒店确认第二天安排 20：00：和主办方商讨第二天的安排，并确认当天所增加的费用。 20：00：在楼层ceng巡视，注意安全，晚wan上客人会到别的房间走动而er不关自己的房间jian门，同时一些会议骗子会hui在这个时间以同是参加会议的人员yuan，一起打牌等手段对参会hui人员进行诈骗。 24：00：酒店前台tai会对酒店各个部门men当天产生的费用进行统tong计，要到前台要当天tian会议所发生的全部费用，回来和自己ji记录的情况进行比对，如发现错误要在第二天和销售部协调。 如第三天会议没有其他变bian动继续按此流程运做。 4.会议结束的前一天：要yao联络出票，把参会人员预定的车che票和机票送到参会人员手里li，并确认第二天离店时间。 5.会议结束：a.安排车辆的送song站送机。 b.和he酒店搞好关系的话客ke人在4点前离点的话可ke以只收半天房费fei。 c.送走所有参会人员后和酒店dian进行结算。 d.和会务用车进jin行结算。（这些司机都是在会议结jie束后当时结算，他们可以提供包车用yong发票） 在商务会议中，因为现在的价格都是很明的，所以在会hui议中一定要细心，在房、餐、水果、用车、会场、设备等deng使用中都可以节省费用。 但前提是一yi定要和酒店人员搞好关系，这也是办好会议的关键。必要时shi可以分给销售部主管此会hui议的人员一些好处费。我们做会议时曾ceng经 从上述这些环节获得5%的利li润。做好商务会议的两个关guan键是1.细心2.和酒jiu店搞好关系。
本文到dao此讲解完毕了，希望对dui大家有帮助。
转载请保留链接：http://www.397.win/1147590.html
